CLMとは

CLM契約ライフサイクル管理とは

「契約管理」と聞くと、法務・財務にのみ関係する言葉と思われるかもしれませんが、実は契約は取引に関与するすべてのビジネスパーソンに大きな関わりがあります。なぜなら、契約はひとたび有効になると契約当事者となった企業を法的に拘束するためです。なので、すべての企業は契約に多大な注意を払う必要があります。

取引が生み出す「価値」の80%は、契約管理で決まる

契約には、自社とその締結相手である顧客、ベンダー、あるいはパートナー間における債権債務や権利義務が定められており、まさに企業の生命線そのものということができます。

もし、契約ライフサイクル管理（CLM）システムが適切に機能していないと、契約内容を瞬時に把握することができず合理的な販売条件の設定や社内プロセスの標準化・効率化ができません。加えて、組織全体の適切なリスクコントロールもできないため優位な事業展開が困難となります。

Keiyaku.Aiを導入し、適切な契約ライフサイクル管理を行うことで、優位な事業展開が可能になります。

契約ライフサイクルのナビゲート

契約管理は、契約書のドキュメントの処理だけにはとどまりません。最も基本的なレベルで展開される契約管理ソリューションは、ただの電子版書庫にすぎない可能性があります。しかし、ただの電子版書庫では、中身を瞬時に把握することはできず、ビジネスの最大効率化という観点からは役に立ちません。契約を最大限に活用するには、ただのファイリングだけではなく、契約のライフサイクル全体を管理する必要があります。

契約プロセスの全てのステップ

契約のライフサイクルには、契約要求、契約作成、契約交渉、契約実行、契約の保管・管理まで、すべてが含まれますので、契約管理を効果的に行うには、契約に関する情報の追加、作成、または実行するプロセスを含む、契約プロセスのすべてのステップを理解する必要があります。

Keiyaku.Aiにおける契約のライフサイクルの中で、実行される主な機能とプロセスとステップについて説明をします。

契約要求

ビジネスにおけるユーザーが契約書作成を要求します。

契約プロセスの最初のステップは、社内の誰かが新しい契約を要求することから始まります。多くの企業では、リクエストプロセスは非公式で、まとまりがない場合があります。社内における契約書作成依頼のためのテンプレートがない場合は、暫定的に利用された過去の形式を使うことで、実態とそぐわない内容となり、企業は財務およびコンプライアンスのリスクにさらされることになります。通常の契約リクエストプロセスも遅く、非効率的で、契約を作成するために必要な詳細な情報は通常、口頭または電子メールで共有されます。

Keiyaku.Aiにおける契約要求プロセスは、DXポータル「Keiyaku.Ai」が提供するサービスを活用することができます。さらにKeiyaku Driveにビジネスに関連する様々なドキュメントを保存、連携することができるので、契約作成者（通常は法務部門）は、ビジネスチームと認識を合わせた形で作業をすすめることができます。

契約作成

契約の作成を開始します。

契約の作成に関しては、不必要なリスクを発生させることなく、手作業を排除し、必要な時間を短縮することが目標です。すべての標準契約の作成に法務が関与する必要がある場合、契約管理プロセスと販売サイクルの管理に、時間とコストがかかります。弁護士など専門家の時間は非常に貴重であるため、専門性の高くないものについては可能な限り一般的なテンプレートを使用するのが理想的です。そうすることで、法的な専門性を有する価値の高いリソースを、重要な交渉を必要とする複雑な商談や契約レビューなどに当てることができます。そして、契約プロセス全体がより速く、より効率的になります。

Keiyaku.Aiは契約書作成プロセスを自動化できます。一元化されたテンプレートを弁護士などの専門家が事前に承認すると、法的な介入をほとんど必要とせずに、それらのテンプレートを何度も再利用できます。さらに、法務チームはMicrosoft Wordを使用していることが多いため、 Wordとシームレスに統合するツールとしても利用することができます。

契約交渉

条件を契約者間で合意します。

契約について考えるとき、通常、交渉段階が思い浮かびます。交渉は、価格だけに留まらず、サービスレベル、負債、更新または終了のオプション、知的財産、宣伝、およびその他の様々な要素が、ビジネス条件に関するすべてが契約に含まれています。そして、これらの条件のほぼすべてが潜在的に交渉の余地があります。交渉は、相手に同意しつつ、彼らがあなたのビジネスに最良の結果をもたらすことを確実にするべきです。

交渉段階では、最新の条件を用意し、相手方が行った変更を追跡することが重要です。Wordの組み込み機能を使用して変更を追跡するのは簡単ですが、これらのツールは、多くの人の手を通過する形には設計されていません。さらに、契約内容に反対する者が修正履歴を残さずWord を修正し、修正したことを相手に伝えないということもできてしまいます。

Keiyaku.Aiを使用すると、チーム全体の可視性を備えたリアルタイムで変更を追跡でき、交渉全体を通じて正確さと一貫性を維持できます。契約マネージャーまたは弁護士の時間のほとんどは、Microsoft Wordの操作に費やされているため、CLMを適切に行うには、ユーザーが最も使い慣れたツール内で直接交渉タスクを実行できるようにすることが重要です。

契約承認

内部統制を図り、最良の結果を保証します。

契約承認の課題として、契約承認の過程において、厳格な監視と緩い監視のどちらを取るか、バランスを見出すのが難しいという課題があります。これは、承認を完了するまでのスピードと管理の両立といった問題に起因します。営業チームの収益（および会社の収益）は、契約の成立にかかっています。ただし、契約の重要性によっては、利益を確実に保護するために、高レベルの法的または経営幹部の関与が必要になる場合があります。

契約管理システムが、会社の利益を保護するために必要な承認と管理を容易にすることができることが重要です。同時に、ソリューションには、契約を実行するための最短ルートが自動的にナビゲートされるような柔軟性が必要です。

Keiyaku.Aiでは、ブラウザのみでのアクセスが可能なので端末に依存せず、いつでもどこからでも実行でき、契約サイクルを劇的にスピードアップします。

契約締結

契約に署名し、発効、保存されます。

契約締結とは、契約に署名が完了し契約書を発効する段階です。電子サインは承認の過程を短縮し、監査証跡では、署名プロセスを追跡するのに役立ちます。署名後、契約条件は、関係するさまざまな関係者向けの一連の指示を示します。契約の詳細を履行するためにシームレスなプロセスを持つことが重要であり、収益管理にも影響します。

契約が締結されると、契約書は、理想的には紛争や変更が必要になった場合に簡単にアクセスできるように一元化された場所に保存することが大事です。しかし、多くの企業にとって、契約の最終的な保存は、法務部門のどこかにある書庫やハードディスクになっているのが実態です。そのように契約を管理すると、契約管理が提供する多くの収益成長の機会を逃し、リスクにさらされる可能性があります。結局のところ、見つけることができないものを管理することはできません。

Keiyaku.Aiでは、安全かつ効率的に保存できるクラウドおよびブロックチェーンに一元管理して保存することができます。

契約履行

双方で合意の最終段階を確実に履行する。

契約義務の段階で、実際に契約に基づきビジネスを行うことができます。例えば売買契約の場合だと、商品サービスの提供、期限の遵守、レポートの発行など、さまざまな権利や義務が発生します。そしてこれらを適切に管理した結果として、支払いを受ける権利も与えられます。しかし、これらの契約項目が履行されているかの確認は、口で言うほど簡単ではない場合があります。企業がこの問題に取り組むためには管理者を雇って、詳細なスプレッドシートを作成することが考えられますが、膨大なドキュメントやファイル管理を人力でおこなうことになるため、かえって混乱することが多く発生しています。

Keiyaku.Aiでは、Keiyaku Driveを介してドキュメントを共有することにより、契約の変更が営業、顧客サクセス、フルフィルメント、および運用チームに配信されてアクションを実行できるようにします。強力な義務管理により、期限を逃したり、支払いを見失ったりすることはありません。

コンプライアンス

すべてのレポート、検索および法務要件を満たします。

契約によって作成されたすべての義務を処理している間、多くの業務が生じます。契約データに関わる契約および義務の履行について、内部および場合によっては外部の当事者に定期的なレポートの提出が必要となります。また、業界の要件、政府の規制、監査、および訴訟への対応に準拠するために、特定の契約を見つける必要がある場合もあります。これらすべてのニーズを満たすには、契約管理ツールにビジネス用語、契約条項、義務の履行、およびフリーテキストなどを詳細検索できる機能およびレポート機能があることが重要です。検索性の高い適切な契約保管場所を選択しないと、契約内の情報の検索にコストと時間がかかります。

Keiyaku.Aiでは、契約内の情報にすばやくアクセスして必要なアクションを実行できます。時間とお金を節約し、全体的なリスクを軽減、ビジネスに専念して活動することができるようになります。

契約更新

契約が変更および更新後、サイクルが再開します。

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