よくある質問

導入にあたって、企業の法務部門からよく受ける質問についてまとめています。

Keiyaku.Aiについて

A.Keiyaku.Aiは、契約書の作成・編集から締結・保管までをシステム内で行うことができる、ブロックチェーン基盤の電子契約サービスです。

テンプレート(雛型)の作成・登録、契約書の作成、契約書へのファイル添付、承認・閲覧権限の設定、契約書へのコメント機能、契約状況の確認機能など、契約書作成に必要なことはシステム内で一通り可能であり、ブロックチェーンに契約書情報を書き込むことで、改ざんされない形で保管できることが強みです。

A.インターネット上で契約内容について当事者双方の合意を形成し、電子データにより契約を締結する、というものです。

A.製本・押印・郵送などの工程が省略され、システム内で完結することにより契約締結までを正確かつ迅速に行えるほか、電子データで契約書を管理できるため保管に場所をとらず検索・共有が容易にできるようになる、印紙税がかからなくなる、といった場所的・時間的・金銭的なメリットや、業務効率向上のメリットがあります。

A.Keiyaku.Aiでは独自の技術により契約書が二重に暗号化されており、データの漏洩に対して強い防止策をもっています。また、ブロックチェーンに記載された契約書の情報も、ブロックチェーンの特性上外部への持ち出しは非常に困難です。

A.はい、有効です。民法には、「契約の成立には、法令に特別の定めがある場合を除き、書面の作成その他の方式を具備することを要しない。」と定められており(民法522条2項)、書面・口頭を問わず、原則としてどのような形態の契約であっても有効となるので、電子契約であっても紙の契約と同様に効力を生じます。

ただし、定期建物賃貸借契約など、一部例外的に法律上書面での作成が要求されており、かつ、電子文書での代替が不可能とされているものがありますのでお気を付けください。

電子化が可能な契約は、売買契約書、金銭消費貸借契約書、委任契約書、業務委託契約書、請負契約書、業務提携契約書、顧客紹介契約書、秘密保持契約書(NDA)、反社会的勢力排除の覚書など様々です。

A. 印紙税は紙で契約締結した場合にのみ発生します。Keiyaku.Aiを使用するなど電子契約で締結した場合には、印紙税は発生いたしません。電子契約に印紙税が課税されないことは、国会答弁でも確認されています(第162回国会内閣参質162第9号)。

A.特定の部署のみ、特定の種類の契約のみ、特定のお取引先様との契約のみで導入することは、いずれも可能です。

A.SaaSプランであれば、通常、3営業日で導入可能となります。なお、社内の決裁に関する規程などが紙の契約書を前提としている場合、その内容を電子契約に対応した形に変更する必要が生じる可能性があります。プラットフォームを構築する場合の期間につきましては、別途お問い合わせください。

また、下請代金支払遅延等防止法3条2項及び施行令2条に定められたお取引先様の承諾をはじめとして、それぞれの取引に適用される法令に応じた対応が必要となる場合があります。ご質問がございましたらお気軽にお問合せ下さい。

A.SaaSプランは、ユーザー数、契約件数、容量によってスタンダードプランとビジネスプランに分かれます。これらのプランの他に、ヒアリングに基づいてお客様に合ったプランを個別に作成し、お見積りをさせていただくエグゼクティブプランもご用意しております。

A.導入にあたって必要となるクイックガイドやお取引先様用説明資料等をお渡しすることでスムーズな導入のお手伝いをさせていただきます。さらにサポートが必要な場合は、別途スタッフがお客様をサポートさせていただくことも可能ですので、お気軽にお問い合わせください。

編集機能について

A.システム内で契約書を編集することで、郵送のようにタイムラグが発生することもありませんし、メールのように送付漏れ、誤送信などが発生する可能性を軽減することができます。

また、契約書の進捗状況をシステム内で一括管理できるため、ちょっと目を離したすきに契約書が添付されたメールが埋もれたとか、郵送の封筒が袖机に眠ってしまったといったことがなくなります。

A.「担当者」は、契約書の作成等を担当する人です。社内の仕組みによりますが、営業部門や法務部門の方が担当されることを想定しています。

「承認者」は、契約書を承認(決裁)する人です。社内規程に基づいた決裁権限者が入ることを想定しています。

決裁権者が契約の作成等を担当する場合には、担当者と承認者を同一人物とすることも可能です。

「確認者」は、契約書を閲覧する必要がある人を入れることを想定しています。具体的には、他の営業担当や法務担当、役員などを想定しています。

また、「確認者」として経理部門や監査部門の担当者をアサインすることで、契約締結時にメールで締結済みの契約書と監査証明書(証跡)を共有することが可能です。

A.契約書の雛型をKeiyaku.Ai内ではテンプレートと呼んでいます。弊社が公開しているテンプレートではなく、お客様が自社のテンプレートを登録し、それを利用して契約書を作成することも、テンプレートを使わずに契約書を一から作成することも可能です。

A.例えば、お取引先様ごとや部署ごとにフォルダを作成し、そこで作成中の契約書や作成済みの契約書を保管する、といった使い方があります。

A.承認ルートとは、自社内の担当者、承認者、確認者、契約リストフォルダ(保存先フォルダ)の組み合わせを承認ルートとして事前に設定・保存しておき、契約書作成の際に使用できる機能です。

これを設定しなくても契約リストフォルダ(保存先フォルダ)を設定すれば契約書の作成自体は可能ですが、担当者・承認者が同一の契約書を何通も作成する場合は、あらかじめ承認ルートを設定していただくと、作成の手順が短くなります。

A.押印権限について社内の規程に基づいた適切な代理権が付与されていれば、必ずしも代表者を承認者としなくても構いません。印鑑の押印権限と同様に、社内規程に則り「承認者」をご設定いただくことを想定しております。

A.契約締結に際して契約書にドキュメントや写真などのデータを添付することが可能です。

A.Keiyaku.Aiはブラウザでの利用が可能です。利用の際に社内ネットワークへのアクセスや使用するPCの指定は必要ありません。

契約締結段階について

A.可能です。お取引先様がKeiyaku.Aiのユーザーでない場合でも、お取引先様のメールアドレスさえあれば下記のような手続をとることで契約を締結することができます。

お取引先様の手順
①メール内の「契約書確認」ボタンをクリックし、Keiayku.Aiのページにアクセスする。
②利用規約を確認したうえで、相手方(お客様)の担当者様より伝えられたアクセスコードと暗号化キーを使って契約書を確認し、内容が正しければ「承認依頼」ボタンをクリックする。
③承認依頼メールを受信したお取引先様の承認者が、アクセスコードと暗号化キーを使って内容を確認したうえで承認する。

A.Keiyaku.Aiをご利用いただいていないお取引先様が契約書にアクセスするためには、お客様がシステム内で設定していただいたアクセスコードと暗号化キーをお取引先様に伝えていただき、お取引先様がこれらを入力する必要があります。
お取引先様と電子契約を締結する際に利用したメールアドレスや、お客様からお取引先様に個別に伝えられたアクセスコード・暗号化キーのすべてを無関係の第三者が利用することは非常に困難であることから、これらを利用して契約書にアクセスした者は、お取引先様のご担当者本人であると判断できると考えています。

A.以下で詳しく説明しますが、契約が締結されると、契約書データにはタイムスタンプが付され、契約書情報がブロックチェーンに登録されます(クラウド版はタイムスタンプのみ)。これによって契約書の改ざんは極めて困難になります。
また、締結完了時に契約書のPDFデータとともに当事者のそれぞれの行動(契約書の編集や承認など)を記録した監査ログを記載した証明書が発行されるので、これによって、誰がどのような行動をしているのかの記録がお客様の手元に残ります。

A.タイムスタンプとは、ある電子データがその時点で確実に存在していたことを証明するために電子データに付与されるものです。これによって、契約締結以降に電子データの改ざんを行っても検知することができるようになります。

A.ブロックチェーンは、データを分散して管理しているため不正アクセスなどに強く、改ざんを検知しやすい特性があります。

A.契約書の作成開始、編集、担当者・承認者の設定、契約書の承認、ブロックチェーンへの登録、タイムスタンプ認証などの日時が詳細に記録されています。

A.電子契約の締結が完了すると、Keiyaku.Aiのユーザー様とそのお取引先様にメールが送られます。メールには、契約書と、両当事者がいつ何をしたかについてのログがそれぞれPDFで添付されておりますので、そちらよりご確認いただけます。

契約書の保管について

契約書に付与されたタグや契約書情報などをもとに契約金額、契約期間、契約書種別などから検索できる機能をはじめとして、管理・保管に優れた機能があるため、運用・調査の手間を軽減できます。

A.サービスをご利用いただくにあたって、契約書情報の保管先をブロックチェーンとクラウドから選択いただけます。アカウント作成時にご利用者様またはご利用企業様の方針に従っていずれかをお選びください。

A.契約書の作成を中断した場合でも、契約書は作成にあたって選択された契約リストフォルダ(保存先フォルダ)に作成中の状態で保管されます。

契約書ごとにアクセス権限が設定されていますので、関係のない第三者が複製することはできません。また、仮に閲覧権限を有する者が複製・印刷したとしても、元のデータが改ざんされない形で保管されていますので、内容を書き換えることはできません。

A.解約前にPDFで契約書データをダウンロードし、その電子データを保管していただくことになります。

法律トラブルについて(弊社顧問弁護士の見解)

A. 電子契約において、電子署名法第3条の推定を受けるためには電子認証局から電⼦証明書等の発⾏を受ける方式による電子署名によることが必要になります。しかし、これには時間と費⽤がかかります。

Keiyaku.Aiは、「効率性」と「安全性」をテーマに、電⼦署名法第3条によらない迅速かつ低コストでの契約締結を実現し、成⽴の真正を⽴証するための資料も収集・保存することが可能な効率的なプラットフォームです。文書の成立の真正を立証する際に重要となる契約の相手方の情報や、締結過程における当事者の操作ログなどは、全てKeiyaku.Aiのシステム内で揃えることが可能となっております。

A.訴訟の初期段階として契約の成立を立証する場合には、Keiyaku.Aiから送付されたメールに添付されている契約書PDFや監査証跡を提出することが考えられます。仮に、契約書の成立の真正に争いが生じた場合には、訴訟の展開によって適宜必要に応じた証拠を提出していただくこととなります。

また、訴訟の場合に提出する資料について、内閣府などが以下の指針を出しています。

(内閣府、法務省、経産省「押印についてのQ&A」

http://www.moj.go.jp/content/001322410.pdf)

上記「押印についてのQ&A」の抜粋)

① 継続的な取引関係がある場合

Ø  取引先とのメールのメールアドレス・本文及び日時等、送受信記録の保存(請求書、納品書、検収書、領収書、確認書等は、このような方法の保存のみでも、文書の成立の真正が認められる重要な一事情になり得ると考えられる。)

② 新規に取引関係に入る場合

Ø  契約締結前段階での本人確認情報(氏名・住所等及びその根拠資料としての運転免許証など)の記録・保存

Ø  本人確認情報の入手過程(郵送受付やメールでのPDF 送付)の記録・保存

Ø  文書や契約の成立過程(メールやSNS 上のやり取り)の保存

A.Keiyaku.Aiのシステム内には、契約当事者のID、アクセスコード、タイムスタンプ、ログなどが保管されているため、これらの資料をシステム内で容易に集めることができます。

A.まずは、お取引先様の担当者及び承認者が、当該契約を締結する権限を有していたことの証明を試みる必要があります。具体的には、民事訴訟法上の文書提出命令の申立て等の制度を用いて決裁権限を示す文書の提出を求めたり、仮に継続して取引のあった相手であれば、過去の契約においても当該社員が契約締結していた事実を主張立証することなどが考えられます。

他方で、お取引先様において、真に権限を有していない担当者及び承認者によって当該契約が締結された場合には、表見代理等が成立することの主張立証を試みることになると考えられますが、このような主張立証の可否は、ケースバイケースの判断が必要となります。

A.対応しています。

電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律(電子帳簿保存法)は、税務関係の書類等を電磁的記録(=電子データのことです)で保存することができる場合の要件を定めています。

Keiyaku.Aiはこの要件を満たしているので、基本的には、Keiyaku.Aiを使って契約した契約書等は、改めて印刷しなくても税務調査に対応することができます。

A.ゲストは、契約書のPDFファイルまたは当該PDFファイルをプリントアウトした紙媒体を保管していただくこととなります。なお、その場合の原本は、PDFファイルになると考えられます。