電子契約だけでは足りない？契約プロセス全体を効率化するCLMとは
契約プロセス全体の効率化にはCLMが必須
近年、電子契約サービスが急速に普及しつつあります。
たしかに電子契約を導入すれば契約書の製本・押印・郵送が不要になるため、その分の時間を節約することが可能です。
しかし、電子契約によって効率化できるのは、あくまで「締結」部分に限られます。
契約業務には「締結」以外にも「契約書の作成依頼」や「作成・交渉」、「保管・活用」といった様々な側面があり、こうしたプロセスを電子契約だけで効率化することはできません。
また、契約プロセスの全体像を無視してその一部分だけを電子化すると、かえって業務負担が増えてしまうおそれもあります。
こうしたリスクを回避し、契約プロセスのすべてを適切に効率化するためにはどうすればよいのでしょうか。
その答えはCLMです。
CLMとは
CLM（Contract Lifecycle Management）とは、契約のライフサイクルを管理するサービスのことをいいます。
契約には、①契約書の作成依頼→②作成・交渉→③承認・締結→④保管・活用→①契約書の作成依頼→…といったライフサイクルがあり、こうしたライフサイクル全体を管理するのがCLMです。
以下では、契約のライフサイクルの各過程におけるポイントについて説明していきます。
①契約書の作成依頼
契約プロセスは、契約書の作成を依頼するところから始まります。
①においては、コンプライアンスの観点から、誰が誰に対してどのような経緯で契約書の作成を依頼したのか、といった記録を一元的に残しておくことが重要です。
②作成・交渉
リスクを適切にコントロールしつつ、その契約の目的を達成できるような契約書を作成します。
契約書作成の過程で発生する調整・交渉・修正の記録は、契約の経緯を把握するための重要な手がかりとなるため、きちんとシステムの中で整理・保管しておく必要があります。
また、契約書の完成までには複数のバージョンが発生します。そのため、バージョン管理にも気を配らなくてはなりません。
③承認・締結
社内承認を経て、契約を締結します。
この段階では、適切な承認の記録を残しておくことが必須です。
また、③の効率化には、その契約書についてどのような承認フローが設定されていて、現在どの段階まで進んでいるのかをリアルタイムで把握できなければなりません。
さらに、契約書の重要性に応じて柔軟にフローを設定できる仕組みがあれば、コンプライアンスと効率化の両方の実現に役立ちます。
④保管・活用
契約書は、一度締結すればそれで用済みというものではありません。
契約の履行状況の確認のため、新たな契約書の作成のため、内外へのレポート提出のため…契約締結後であっても、様々な理由によって、過去の契約書を参照すべき場面はたくさん登場します。
そうした場面に効率的に対応するためには、契約書の保管先に詳細検索機能が備わっている必要があります。
取引先名や契約日、契約期間等の項目にしたがって検索できる機能は必須です。ただ、そうした機能のみでは抜け漏れが発生するおそれがあるため、フリーテキストによる全文検索ができるシステムが理想と言えます。
また、更新や解約などの期限管理を人力に委ねていると、ミスが頻発するおそれがあります。期日を設定するとメール等でその期日が迫っていることをアラートしてくれる機能は必須です。
さらに、契約書と関連文書をセットで保管できるか、契約書へのアクセス制限を設定できるか、といった点も重要なチェックポイントです。
まとめ
契約のライフサイクルには様々な過程があり、その一部分だけを電子化しても、その効果は限定的となるばかりか、かえって負担が増えてしまうこともあります。
契約業務の全体を効率化し、契約のDX（デジタルトランスフォーメーション）を実現したい方は、CLMの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
