【初心者向け】電子契約とは？その導入メリットと関係法令を解説
リモートワークの普及にともない、「電子契約」という新しい契約方式に注目が集まっています。今回の記事では、電子契約の導入メリットや関係法令について、紙による契約と比較しながらご説明します。
1. 電子契約とは
電子契約とは、紙の契約書に代わりに電子データを用いて契約することをいいます。たとえば、契約書のPDFファイルに電子署名とタイムスタンプを付与する方式があてはまります。
2. 紙による契約と電子契約の違い
紙による契約と電子契約の主な違いは、以下のとおりです。
| 紙による契約 | 電子契約 | |
| 本人性の担保 | 署名・記名押印 | 電子署名・システム上のログ |
| 改ざん防止 | 契印・割印 | タイムスタンプ・ブロックチェーン |
| 受け渡し | 持参・郵送 | オンライン |
| 保管場所 | 書庫・倉庫 | サーバー |
| 印紙 | 必要 | 不要 |
3. 電子契約の導入メリット
紙による契約と比較すると、電子契約には以下のようなメリットがあります。
費用を削減できる
紙による契約では、印刷費や郵送費、保管費などのコストがかかります。電子契約では製本や郵送、物理的な保管などが不要となるため、こうした費用を大幅に削減できます。また、印紙代がかからない点も大きなメリットです。
業務を効率化できる
紙の契約書を作成するにあたっては、印刷や押印、郵送、返送依頼などの手間がかかります。一方、電子契約であれば、パソコンやスマートフォンなどで場所を選ばず簡単に契約書を作成・送付できるため、契約にかかる手間を大幅に減らせます。また、作成中・締結済みの契約書を検索できる機能など、管理の効率化を意識したサービスもあります。
契約忘れや更新忘れを防止できる
電子契約サービスの中には、契約書の締結状況や相手の確認状況、更新期限などを一元的に管理できるものがあります。こうしたサービスを利用すれば、契約忘れや更新忘れのリスクを減らすことができます。
契約締結までのログが残せる
電子契約サービスの中には、契約書の作成から締結までに、どのユーザーがどういった処理をしたのかのログを残せるものがあります。システム上に「誰が契約を承認したか」といったログを残すことができれば、監査対応やコンプライアンスに関する有益な情報となり得ます。
4. 電子契約に関する法令
最後に、電子契約に関連する代表的な法令として、「民法」「電子署名法」「電子帳簿保存法」という3つの法令をご紹介します。
民法
電子契約でも紙による契約と同じように契約の成立が認められるのか？という疑問を持たれている方は、民法522条2項をご覧ください。
同項では、「契約の成立には、法令で特別にルールが定められている場合を除いて、書面作成などの方式を必要としない旨」が定められています。そのため、一部の例外を除いて、電子契約による契約の成立も当然に認められるのです。
電子契約を利用する際は、その契約類型について特別のルールが定められていないかチェックすることが必要です。もっとも、最近では法改正によって電子契約を利用できるケースが増えつつあり、今後ますますそうした場面が増えていくと予想されています。
参考：民法 e-Gov
電子署名法
契約書を証拠として使うためには、その契約書が両当事者の意思に基づいて作成されたことを立証する必要があります。
紙による契約の場合、その契約書に両当事者の押印があれば、その契約書は両当事者の意思に基づいて作成されたものであると推定されます（民事訴訟法228条4項）。
電子契約について上記と似たようなルールを定めているのが電子署名法3条です。
電子契約の場合は、契約書のPDFファイルに両当事者の電子署名（電子署名法3条の要件を満たすもの）が付されていれば、その契約書は両当事者の意思に基づいて作成されたものであると推定されます（電子署名法3条）。
もっとも、
・何が電子署名法3条の要件を満たす電子署名に当たるのかについては解釈が分かれている点
・電子署名法3条の要件を満たしたとしても、その推定が反証によって覆される可能性がある点
・電子署名がなかったとしても、メールアドレスやシステム上のログから、その契約書が両当事者の意思に基づいて作成されたものでることを立証することが可能である点
には注意が必要です。
電子帳簿保存法
電子帳簿保存法では、電子契約によって締結した契約書の電子データを、紙に印刷することなく電子データのまま保存しておくための要件が定められています。
せっかく電子契約を使っても、その契約書を紙に印刷しなければならないとすると、かえって業務負担が増えてしまします。
電子契約の導入を検討する際は、電子帳簿保存法に対応したサービスかどうかを確認することが重要です。
5. まとめ
電子契約には、コスト削減や業務効率化、コンプライアンスの観点から多大なメリットがあります。これを機に、一度電子契約の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
